“ปวดหัวกับเรื่องที่ต้องทำอีกเยอะเลย” “ ไม่รู้จะเริ่มจากอะไรก่อนดี” “ ลืมทำอะไรบางอย่าง” “ ใช้เวลาหมดไปกับการถามตัวเองว่าเราต้องทำอะไรต่อไปนะ” หรือ “คิดถึงงานที่ต้องทำจนหลับไป”

.

ใครที่กำลังเจอกับสภาวะแบบนี้บ่อยๆ หากปล่อยไว้นานๆ ก็อาจทำให้รู้สึกเครียด เหนื่อยล้า หมดแรงและหมดใจในการลงมือทำสิ่งต่างๆ ได้ เพราะติดอยู่ในลูปของการทำงานที่ไม่จบสิ้น ทั้งๆ ที่เราอาจมีเวลาสำหรับการพักผ่อนหย่อนใจให้กับตัวเอง กลายเป็นว่าเวลาที่มีหมดไปกับการกังวลถึงงานที่เราเองก็อาจนึกไม่ออกด้วยว่า มันคืองานอะไร 😕🤔

.

วันนี้พี่ๆ a-chieve ขอแนะนำหนึ่งในเครื่องมือที่จะช่วยน้องๆ สะสางงานที่ยุ่งเหยิงวุ่นวาย ให้สามารถจัดการชีวิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือที่ว่าก็คือ การจดรายการสิ่งที่ต้องทำ หรือ To do list เพื่อให้เราเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดที่ต้องทำและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

To do list หน้าตาเป็นยังไง

การทำ To do list เป็นการจดรายการสิ่งที่เราต้องทำออกมาเป็นข้อๆ เรียงลำดับตามสิ่งที่ต้องทำก่อน-หลัง ซึ่งไม่ได้มีรูปแบบหรือข้อกำหนดตายตัว บางคนอาจจดรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน โดยสิ่งที่ต้องทำนั้น บางคนเลือกจดเฉพาะงานสำคัญๆ (เช่น การบ้านในแต่ละรายวิชา) บางคนอาจจดทุกกิจวัตรประจำวัน (เช่น พับผ้าห่มหลังตื่นนอน จัดตารางสอน หรือ เข้าเรียนวิชาแรก) ขึ้นอยู่กับความสะดวกของแต่ละคน และเมื่อทำรายการไหนสำเร็จแล้วก็ขีดฆ่ารายการนั้นออก 

.

การทำ To do list สามารถจดลงมาเป็นข้อๆ ลงในสมุดบันทึก หรือบันทึกผ่านอุปกรณ์อย่างโทรศัพท์สมาร์ทโฟน ซึ่งปัจจุบันก็มีแอปพลิเคชันสำหรับจด To do list ที่ทำให้เราบันทึกรายการที่ต้องทำได้ง่ายมากขึ้น

.

เทคนิคทำ To do list ให้งานสำเร็จ

“ตอนจดสิ่งที่ต้องทำก็รู้สึกมีพลัง แต่พอถึงตอนลงมือทำก็ไม่สำเร็จสักที” 

น้องๆ หลายคนอาจเคยลงมือทำ To do list มาก่อน และได้ค้นพบว่าถึงแม้จะมองเห็นสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด แต่ก็ไม่สามารถทำให้งานสำเร็จแบบที่ตั้งเป้าไว้  สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องปกติที่จะเกิดขึ้นได้ด้วยสาเหตุหลายประการ เช่น เราอาจใช้เวลากับงานบางอย่างมากกว่าที่คิด หรือมีเหตุการณ์อื่นเข้ามาแทรกทำให้ต้องวางสิ่งที่ต้องทำไว้ก่อน พี่ๆ a-chieve จึงขอนำเทคนิคดีๆ มาฝาก เพื่อช่วยให้เราทำตามเป้าได้สำเร็จ โดยน้องๆ สามารถนำไปปรับใช้กับการทำ To do list ในแบบของตัวเองได้เล้ยยยย

.

1. เริ่มจัดการงานที่ “เร่งด่วน” และ “สำคัญ” ก่อน 

ช่วงที่เราจดบันทึก To do list เราจะพบว่ามีสิ่งที่ต้องทำมากมาย ตั้งแต่เรื่องส่วนตัว (เช่น อ่านนิยายตอนใหม่ให้จบ งานจากโรงเรียน) เรื่องที่เราต้องทำร่วมกับผู้อื่น (เช่น ออกไปทานข้าวกับพ่อแม่) เทคนิคในการจัดการกับสิ่งที่ต้องทำเหล่านี้คือ การระบุความสำคัญของแต่ละงาน โดยกำหนดว่า งานไหนเร่งด่วน ต้องทำทันที และงานไหนไม่เร่งด่วน สามารถทำทีหลังหรือรอได้ จากนั้นให้ดูว่าในบรรดางานเร่งด่วนทั้งหมด มีงานไหนที่เร่งด่วนและสำคัญ ให้น้องๆ จัดการงานชิ้นนั้นก่อน 

การมองเห็นว่างานไหนเป็นงานที่เร่งด่วนและสำคัญ จะทำให้น้องๆ จัดการงานสำคัญได้ก่อนโดยไม่เสียเวลาไปกับงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และยังมีแรงเหลือสำหรับงานที่ยังรอได้นั่นเอง ในขณะเดียวกันหากเราไม่จัดลำดับความสำคัญ สุดท้ายเราอาจมีเวลาไม่พอสำหรับงานที่สำคัญจริงๆ หรือหมดแรงไปกับงานไม่เร่งด่วนเหล่านั้นจนต้องเลื่อนงานสำคัญออกไป

.

2. แบ่งงานชิ้นใหญ่ออกเป็นงานชิ้นเล็กๆ 

หากมีงานใหญ่ๆ ที่ต้องทำ หรืองานที่ใช้เวลามากกว่า 2 ชั่วโมง แทนที่จะระบุเพียงชื่องานนั้นๆ ใส่ To do list เราสามารถแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ได้ เช่น 

ในงานโปรเจกต์วิทยาศาสตร์ เราอาจระบุสิ่งที่ต้องทำเป็น  
    1. นัดหมายและแบ่งหน้าที่กับสมาชิกในกลุ่ม  
    2. ค้นคว้าข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต  
    3. เรียบเรียงข้อมูล 

     4. ลงมือทำผลงาน 

การระบุงานออกมาเป็นขั้นตอน จะทำให้เราเห็นงานที่ซ่อนอยู่ในงานชิ้นใหญ่ของเรา และสามารถประเมินเวลาไปกับการทำงานชิ้นนั้นๆ ของเราได้ รวมถึงเห็นเวลาที่เหลือของวันสำหรับใช้วางแผนทำสิ่งอื่นๆ 

.

3. ลงบันทึกงานตามความเป็นจริง

ช่วงที่เราเริ่มลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำ เราจะมีพลังสูงมากและเชื่อว่าตัวเองทำได้ จนเผลอนำงานที่ต้องทำล่วงหน้ามาใส่เพิ่มลงไปด้วย ซึ่งมันอาจทำให้เรารู้สึกท้อแท้ หมดแรงเมื่อลงมือทำแต่ทำได้ไม่สำเร็จตามเป้า 

การบันทึกสิ่งที่ต้องทำจึงควรประเมินตามความเป็นจริงก่อนว่า เราสามารถทำได้จริงไหม? มากเกินไปหรือเปล่า? เราอาจระบุเวลาในการทำงานนั้นๆ เพื่อให้สามารถคำนวณเวลาสำหรับการพักผ่อนให้ตารางชีวิตไม่ตึงเกินไป 

เช่น “• ส่งอีเมลหาคุณครู 10 นาที”  “• ทำงานกลุ่มกับเพื่อน 2 ชั่วโมง”

แล้วเมื่องานที่ต้องทำในวันนั้นเสร็จสิ้นหมดแล้วและมีเวลาเหลือ เราก็อาจเริ่มทำงานชิ้นอื่นล่วงหน้าได้

.

4. ผ่อนคลายด้วยเป้าหมายเล็กๆ

เมื่อเราทำงานตามเป้าไปสักพัก เราอาจรู้สึกเหนื่อยล้าและตึงเครียด น้องๆ สามารถให้ตัวเองพักเบรกสักครู่ หรือเปลี่ยนไปทำงานชิ้นเล็กๆ ที่ทำได้ง่าย น้อยและไว เช่น เราอาจลุกไปล้างจานสัก 10 นาที ระหว่างที่แก้โจทย์คณิตศาสตร์ไม่ออก การทำแบบนี้จะทำให้สมองของเรารู้สึกได้พักผ่อนและรู้สึกดีเมื่องานเล็กๆ นั้นสำเร็จ ร่างกายได้ปรับเปลี่ยนอิริยาบถ และเกิดความผ่อนคลาย

.

5. ระบุว่าถ้าทำงานชิ้นนี้เสร็จแล้วจะเป็นอย่างไร

บ่อยครั้งที่เรารู้ว่าเราต้องทำอะไร แต่ก็ใช้เวลาทำใจอยู่นาน ไม่ลงมือทำสักที รู้อีกทีก็หมดวัน (โธ่ แล้วงานจะเสร็จกี่โมง!?)

การระบุผลลัพธ์ของงาน หรือการบอกว่าเราจะได้อะไรหากทำงานชิ้นนั้นๆ สำเร็จ มีส่วนช่วยลดการผัดวันประกันพรุ่งได้ เพราะเป็นเสมือนของรางวัลกระตุ้นสมองของเราให้อยากทำงานชิ้นนี้ให้เสร็จ 

ตัวอย่างเช่น “• ทำ Portfolio ให้ได้ 5 หน้า ---> หากทำได้ 5 หน้าวันนี้ จะมีเวลาให้ทำหน้าที่เหลือในวันอื่นๆ โดยไม่ต้องเหนื่อยทำทีเดียว หรือเครียดจนเกินไป และอาจใช้เวลาทำต่อวันน้อยลงด้วย”

.

6. ทำเครื่องหมายเมื่องานสำเร็จ 

ขีดฆ่า ระบายสี กาเครื่องหมายถูก ลงบนงานที่ทำเสร็จสิ้นแล้ว การทำ To do list สำเร็จ แม้เพียงงานเดียวจะทำให้เรารู้สึกถึงความสำเร็จที่เกิดขึ้น และทำให้เรามีแรงบันดาลใจในการสะสางงานชิ้นอื่นๆ ต่อ

.

.

และทั้งหมดนี้ก็คือเทคนิคที่จะช่วยให้น้องๆ ทำ To do list ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

การทำ To do list  ให้สำเร็จทุกข้อนั้นต้องใช้แรงกาย แรงใจอย่างมาก และบางครั้งต่อให้เตรียมตัวมาอย่างดีก็อาจมีวันที่ทำไม่สำเร็จบ้าง สิ่งสำคัญของการทำ To do list  จึงไม่ใช่การทำตามเป้าหมายให้สำเร็จเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการมองเห็นงานที่ต้องทำและพยายามลงมือทำมัน แม้จะวันละเล็กละน้อยก็ตาม ขอแค่น้องๆ ยังคงมุ่งมั่นที่จะได้ขีดฆ่างานชิ้นนั้นออกไปให้ได้ งานที่ว่าหนักหนาจะต้องสำเร็จได้ในสักวันอย่างแน่นอน!